Ενημέρωση με εγκύκλιο της κ. Ζ.Μακρή σχετικά με τη δημιουργία και τήρηση θυρίδων των σχολικών μονάδων αρμοδιότητας Υ.ΠΑΙ.Θ. στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ).
Σκοπός της πλατφόρμας είναι ο έλεγχος της συνδρομής των νόμιμων προϋποθέσεων για τη δυνατότητα της φυσικής παρουσίας και συμμετοχής στην εκπαιδευτική διαδικασία στις ανωτέρω εκπαιδευτικές δομές στο πλαίσιο εφαρμογής των μέτρων προστασίας κατά της διασποράς του κορωνοϊού COVID-19.
Στο πλαίσιο ικανοποίησης της ανάγκης παροχής βελτιωμένου επιπέδου ψηφιακών υπηρεσιών προς τα φυσικά και νομικά πρόσωπα-νομικές οντότητες μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr- ΕΨΠ) με στόχο τη δημιουργία ενός ασφαλούς περιβάλλοντος για την ορθή διεκπεραίωση των υπηρεσιών αυτών και σε συνέχεια των ανωτέρω σχετικών, παρακαλούμε να ενημερώσετε τους/τις Διευθυντές/ντριες των δημόσιων εκπαιδευτικών δομών αρμοδιότητάς σας, όπως προβούν στη δημιουργία θυρίδας για τη σχολική τους μονάδα στην ΕΨΠ, σύμφωνα και με τα
αναφερόμενα ακολούθως:
Α. Θυρίδες αρμοδιότητας Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων
Στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), εφεξής ΕΨΠ, τηρούνται οι θυρίδες του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων (Υ.ΠΑΙ.Θ.), των οργανικών μονάδων αυτού και του συνόλου των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών, ανεξαρτήτως τύπου και βαθμίδας για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020. Σε συνέχεια του υπό στοιχεία 123456/Α6/30.09.2021 αιτήματος του Υ.ΠΑΙ.Θ. προς την Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης, οι σχολικές μονάδες της δημόσιας πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, τα Εργαστηριακά Κέντρα και η Σιβιτανίδειος Δημόσια Σχολή Τεχνών και Επαγγελμάτων πρέπει να δημιουργήσουν τις αντίστοιχες θυρίδες τους στην ΕΨΠ για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020.
Ειδικά για τους σκοπούς της προστασίας της δημόσιας υγείας και του ελέγχου της εφαρμογής των μέτρων προστασίας κατά της διασποράς του κορωνοϊού COVID-19 για τη φυσική παρουσία στις εκπαιδευτικές δομές αρμοδιότητας του Υ.ΠΑΙ.Θ. και για την πλήρωση του σκοπού λειτουργίας της πλατφόρμας “edupass.gov.gr” του άρθρου 68 του ν.4830/2021 (η «πλατφόρμα») καταχωρίζονται στις θυρίδες των δημόσιων εκπαιδευτικών δομών της πρωτοβάθμιας, δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και ειδικής αγωγής τα απαραίτητα στοιχεία με τη μορφή δεδομένων χαρακτηρισμού κατάστασης φυσικών προσώπων, σύμφωνα με τα οποία επιτρέπεται ή δεν επιτρέπεται η φυσική παρουσία αυτών στον χώρο της εκπαιδευτικής δομής.
Β. Λειτουργίες και Χαρακτηριστικά των θυρίδων
Σχετικά με τη λειτουργία και τα χαρακτηριστικά των προαναφερθεισών θυρίδων αρμοδιότητας Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων σημειώνονται τα ακόλουθα: Οι θυρίδες λειτουργούν ως «ψηφιακά γραμματοκιβώτια» με τα εξής χαρακτηριστικά:
α. Έχουν μοναδικό κωδικό και όνομα.
β. Παρέχουν στους εξουσιοδοτημένους χρήστες/υπαλλήλους του φορέα διαβαθμισμένη πρόσβαση, με ρόλους, μέσω εφαρμογής και σε πληροφοριακά συστήματα μέσω προγραμματιστικής διεπαφής.
γ. Περιέχουν αναρτημένα έγγραφα, αιτήσεις ή άλλα σύνολα δεδομένων.
δ. Οργανώνουν τα αναρτημένα έγγραφα ανά υπόθεση.
ε. Οι χειριστές των θυρίδων θα λαμβάνουν, κατά περίπτωση, ενημερώσεις για την καταχώριση ενός εγγράφου ή συνόλου δεδομένων στη θυρίδα ανάλογα με τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμίσει (μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – email, μήνυμα συντόμου κειμένου – SMS, κ.ά.). Αναλόγως το έγγραφο ή το σύνολο δεδομένων που καταχωρίζεται στη θυρίδα τους, δύνανται να το αποθηκεύσουν σε μορφότυπο αυτοτελούς αρχείου, ή να το προσπελάσουν σε πραγματικό χρόνο ή να προβούν σε εξαγωγή του συνόλου ή τμήματος των δεδομένων
στ. Για την διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης όπως:
▪ Ανάθεση
▪ Ανάληψη υπόθεσης σε/από υπάλληλο
▪ Κατάσταση αίτησης
▪ Δυνατότητα αλλαγής της κατάστασης της αίτησης
▪ Αναζήτηση ▪ Ιστορικό υποθέσεων
▪ Στατιστικά στοιχεία υποθέσεων
▪ Ανάρτηση απάντησης στην θυρίδα του χρήστη
▪ Αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον χρήστη.
Στην ΕΨΠ είναι δυνατόν να δημιουργούνται για κάθε δημόσια εκπαιδευτική δομή περισσότερες από μία θυρίδες, ανάλογα με τις ανάγκες εκάστης εκπαιδευτικής δομής. Οι ορισθείσες ως ανώτερες ιεραρχικά θυρίδες παρέχουν πρόσβαση σε όλες τις θυρίδες που υπάγονται σε αυτές. Στις θυρίδες των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών τηρούνται έγγραφα ή σύνολα δεδομένων που απευθύνονται ή αφορούν σε αυτές και τα οποία δύνανται να υποβάλλονται από φυσικά πρόσωπα/χρήστες μέσω της ΕΨΠ, καθώς και οι σχετικές με αυτά απαντήσεις/έγγραφα . Τα έγγραφα που υποβάλλονται στις θυρίδες, καθώς και οι σχετικές με αυτά απαντήσεις/έγγραφα μπορούν να παραμένουν αποθηκευμένες στις θυρίδες των εκπαιδευτικών δομών για χρονικό διάστημα έως πέντε (5) ετών. Ειδικά τα δεδομένα που καταχωρίζονται στις θυρίδες των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών στο πλαίσιο λειτουργίας της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» τηρούνται για επτά (7) ημέρες από την καταχώρισή τους σε αυτές.
Γ. Χρήστες των θυρίδων των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών – Υποχρέωση δημιουργίας θυρίδων
Στις θυρίδες προβλέπονται δύο διακριτοί ρόλοι για τους ειδικά προς τούτο εντεταλμένους υπαλλήλους των δημοσίων εκπαιδευτικών δομών: α) Χειριστής: Διαχειρίζεται τις υποθέσεις και τις αιτήσεις των φυσικών προσώπων. β) Διαχειριστής: Ορίζει και διαγράφει χειριστές, τροποποιεί τα στοιχεία επικοινωνίας της θυρίδας της δημόσιας εκπαιδευτικής δομής και την ονομασία της θυρίδας και εξάγει στατιστικά στοιχεία. Ο διαχειριστής της ορισθείσας ως ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας έχει πρόσβαση στις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.
Το Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων είναι υπεύθυνο για τον ορισμό των εντεταλμένων υπαλλήλων της ανωτέρω παραγράφου για κάθε θυρίδα της παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020 Διαχειριστής της θυρίδας έκαστης σχολικής μονάδας αρμοδιότητας του Υ.ΠΑΙ.Θ. ορίζεται ο Διευθυντής/Προϊστάμενος αυτής, ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία της θυρίδας της σχολικής του μονάδας. Αναλυτικές οδηγίες για τη διαδικασία δημιουργίας της θυρίδας και τον τρόπο πρόσβασης σε αυτήν περιλαμβάνονται στο «Εγχειρίδιο Χρήσης για Διευθυντές» της πλατφόρμας «edupass.gov.gr» (Παράρτημα Ι). Το Εγχειρίδιο Χρήσης είναι επίσης διαθέσιμο: α) στην ιστοσελίδα του Υ.ΠΑΙ.Θ. όπου έχει επίσης αναρτηθεί βίντεο με όλες τις σχετικές οδηγίες: https://www.minedu.gov.gr/index.php?option=com_content&view=article&layout=edit&id=50310, και β) στον σύνδεσμο https://thyrides-edu.services.gov.gr/
Οι Διευθυντές/ντριες / Προϊστάμενοι/ες οφείλουν ακολουθώντας τις ανωτέρω οδηγίες να δημιουργήσουν και να θέσουν σε λειτουργία τη θυρίδα της σχολικής τους μονάδας άμεσα μετά τη λήψη της παρούσας και το αργότερο έως την Τρίτη 12 Οκτωβρίου 2021.
